இன்றைய நவீன அலுவலக வாழ்க்கையில், பல ஊழியர்கள் தினமும் எதிர்கொள்ளும் ஒரு பொதுவான பிரச்சினையாக "Meeting Fatigue" (Meeting Fatigue) அல்லது கூட்டங்களால் ஏற்படும் சோர்வு உருவெடுத்துள்ளது. ஒரு காலத்தில் முக்கிய முடிவுகளை எடுப்பதற்கும், புதிய திட்டங்களைப் பற்றி விவாதிப்பதற்கும், குழு உறுப்பினர்களின் கருத்துகளை ஒருங்கிணைப்பதற்கும் மட்டுமே கூட்டங்கள் நடத்தப்பட்டன. ஆனால் தற்போது பல நிறுவனங்களில் சிறிய தகவல்களைப் பகிர்வதற்குக் கூட கூட்டங்கள் நடத்தப்படுகின்றன. இதனால் வேலை செய்வதைவிட கூட்டங்களில் கலந்துகொள்வதற்கே அதிக நேரம் செலவாகிறது என்று பல ஊழியர்கள் கவலை தெரிவிக்கின்றனர்.
ஒரு அலுவலக ஊழியரின் நாள் காலை நடைபெறும் முதல் கூட்டத்திலேயே தொடங்குகிறது. அதன் பிறகு தொடர்ந்து ஒரு கூட்டம் முடிவதற்குள் இன்னொரு கூட்டம் என நாள் முழுவதும் அட்டவணை நிரம்பியிருக்கும். இதன் காரணமாக உண்மையில் செய்ய வேண்டிய முக்கியமான பணிகளுக்கு போதிய நேரம் கிடைப்பதில்லை. பலர் தங்களது வேலைகளை முடிக்க அலுவலக நேரம் முடிந்த பிறகும் கூடுதல் நேரம் செலவிட வேண்டிய சூழலில் உள்ளனர். சிலர் வீட்டிற்குச் சென்ற பிறகும் மடிக்கணினியைத் திறந்து வேலை செய்வது வழக்கமாகிவிட்டது. இது வேலை-வாழ்க்கை சமநிலையையே பாதிக்கும் நிலையை உருவாக்கியுள்ளது.
உண்மையில் கூட்டங்கள் என்பது தவறான ஒன்று அல்ல. சரியான திட்டமிடலுடன் நடத்தப்படும் கூட்டங்கள் ஒரு நிறுவனத்தின் வளர்ச்சிக்கு மிகவும் அவசியமானவை. புதிய திட்டங்களை அறிமுகப்படுத்துவது, ஒரு பிரச்சினைக்கு உடனடி தீர்வு காண்பது, வாடிக்கையாளர்களின் தேவைகளைப் புரிந்துகொள்வது, குழு உறுப்பினர்களுக்கு பொறுப்புகளைப் பகிர்வது போன்ற பல முக்கிய பணிகளுக்கு கூட்டங்கள் உதவுகின்றன. ஆனால் ஒவ்வொரு விஷயத்திற்கும் கூட்டம் நடத்த வேண்டும் என்ற எண்ணம்தான் தற்போது பல நிறுவனங்களில் சிக்கலை ஏற்படுத்தி வருகிறது.
உதாரணமாக, இரண்டு அல்லது மூன்று நிமிடங்களில் மின்னஞ்சல் மூலம் தெரிவிக்கக்கூடிய தகவலுக்காக அரை மணி நேரம் கூட்டம் நடத்தப்படுவது பல இடங்களில் நடக்கிறது. ஒரு மணி நேர கூட்டத்தில் 10 பேர் கலந்து கொண்டால், அந்த நிறுவனம் உண்மையில் 10 மணி நேர பணி நேரத்தை செலவிடுகிறது. அந்தக் கூட்டத்தின் முடிவில் எந்தத் தெளிவான முடிவும் எடுக்கப்படவில்லை என்றால், அந்த நேரம் முழுவதும் வீணாகிவிடுகிறது. இதுபோன்ற கூட்டங்கள் அடிக்கடி நடைபெறும்போது, நிறுவனத்தின் உற்பத்தித்திறனும் பாதிக்கப்படுகிறது.
தொடர்ச்சியாக நடைபெறும் கூட்டங்கள் ஊழியர்களின் கவனத்தையும் சிதறடிக்கின்றன. ஒருவர் ஒரு முக்கியமான வேலையில் முழு கவனத்துடன் ஈடுபட்டிருக்கும் நேரத்தில் திடீரென கூட்டத்திற்கு செல்ல வேண்டிய நிலை ஏற்பட்டால், அவர் செய்து கொண்டிருந்த வேலை தடைபடுகிறது. கூட்டம் முடிந்த பிறகு மீண்டும் அதே வேகத்திலும், அதே கவனத்துடனும் பணியைத் தொடர நேரம் எடுக்கும். இதனால் வேலை முடிவதில் தாமதம் ஏற்படுவதோடு, தவறுகள் ஏற்படும் வாய்ப்பும் அதிகரிக்கிறது. குறிப்பாக படைப்பாற்றல் தேவைப்படும் துறைகளில் இந்த இடையூறுகள் பெரும் பாதிப்பை ஏற்படுத்துகின்றன.
அதிகப்படியான கூட்டங்கள் மனநலத்தையும் பாதிக்கின்றன என்று பல ஆய்வுகள் கூறுகின்றன. செய்ய வேண்டிய வேலைகள் குவிந்துகொண்டே இருக்கும் நிலையில், அவற்றை முடிக்க முடியுமா என்ற கவலை பலருக்கு ஏற்படுகிறது. கூட்டங்கள் காரணமாக வேலைகள் தேங்கும்போது மன அழுத்தம் அதிகரிக்கிறது. தொடர்ந்து கணினி முன் அமர்ந்து கூட்டங்களில் பங்கேற்பது உடல் சோர்வையும், கண் சோர்வையும் ஏற்படுத்துகிறது. குறிப்பாக வீட்டிலிருந்தே பணிபுரிபவர்களுக்கு வீடியோ கூட்டங்கள் அதிகமாக இருப்பதால், நாள் முடிவில் கடுமையான சோர்வு ஏற்படுகிறது.
இந்நிலையில் பல முன்னணி நிறுவனங்கள் புதிய நடைமுறைகளை அறிமுகப்படுத்தத் தொடங்கியுள்ளன. உண்மையில் அவசியமான கூட்டங்களை மட்டுமே நடத்துவது, கூட்டத்திற்கு முன்பே விவாதிக்க வேண்டிய விஷயங்களை அனைவருக்கும் அனுப்புவது, தேவையான ஊழியர்களை மட்டுமே அழைப்பது, கூட்டத்தின் நேரத்தை 30 அல்லது 45 நிமிடங்களுக்குள் முடிப்பது போன்ற மாற்றங்கள் நடைமுறைக்கு வந்துள்ளன. சில நிறுவனங்கள் வாரத்தில் ஒரு நாளை "Meeting-Free Day" என்று அறிவித்து, அந்த நாளில் எந்தக் கூட்டமும் நடத்தாமல் ஊழியர்கள் முழு கவனத்துடன் வேலை செய்யும் சூழலை உருவாக்கியுள்ளன. இந்த முயற்சிகள் நல்ல பலனை அளித்து வருவதாகவும் கூறப்படுகிறது.
நிபுணர்கள் கூறுவதன்படி, ஒரு நல்ல கூட்டம் என்பது அதிக நேரம் நடைபெறுவது அல்ல; குறுகிய நேரத்தில் தெளிவான முடிவை எடுப்பதுதான். கூட்டம் முடியும் போது யார் என்ன செய்ய வேண்டும், எப்போது செய்ய வேண்டும், அடுத்த கட்ட நடவடிக்கை என்ன என்பது அனைவருக்கும் தெளிவாக இருக்க வேண்டும். இல்லையெனில் அதே விஷயத்தைப் பற்றி மீண்டும் மீண்டும் கூட்டங்கள் நடத்த வேண்டிய நிலை உருவாகும்.
ஊழியர்களின் நேரம் என்பது ஒரு நிறுவனத்தின் மிகப் பெரிய முதலீடு. அந்த நேரத்தை பயனுள்ள பணிகளில் செலவிடாமல் தேவையற்ற கூட்டங்களில் வீணடித்தால், நிறுவனத்தின் வளர்ச்சியும் பாதிக்கப்படும். அதே நேரத்தில் ஊழியர்களின் உற்சாகமும் குறையும். வேலை செய்யும் ஆர்வம் குறைந்தால் அதன் தாக்கம் நிறுவனத்தின் செயல்திறனிலும் வெளிப்படும்.
எனவே, கூட்டங்களை முற்றிலும் தவிர்க்க வேண்டிய அவசியம் இல்லை. ஆனால் ஒவ்வொரு கூட்டமும் உண்மையில் தேவையா, அதன் மூலம் என்ன பயன் கிடைக்கப் போகிறது, அதில் யார் கலந்து கொள்ள வேண்டும், எவ்வளவு நேரம் நடத்த வேண்டும் என்பதைக் கவனமாகத் திட்டமிடுவது மிகவும் முக்கியம். தேவையற்ற கூட்டங்களைக் குறைத்து, பயனுள்ள விவாதங்களுக்கு மட்டுமே முன்னுரிமை கொடுத்தால், ஊழியர்களின் உற்பத்தித்திறன் உயரும். மன அழுத்தம் குறையும். நிறுவனங்களும் வேகமாக முன்னேறும்.
இன்றைய வேகமான தொழில்நுட்ப உலகில் வெற்றியை நிர்ணயிப்பது கூட்டங்களின் எண்ணிக்கை அல்ல; அந்தக் கூட்டங்களால் உருவாகும் முடிவுகள்தான். அதனால், "அதிக கூட்டங்கள்" என்ற பழக்கத்தை விட "அர்த்தமுள்ள கூட்டங்கள்" என்ற பண்பாட்டை உருவாக்கும் நேரம் வந்துவிட்டது. ஊழியர்களின் நேரத்தையும் திறமையையும் மதிக்கும் நிறுவனங்களே நாளைய வெற்றிகரமான நிறுவனங்களாக திகழும் என்பதில் சந்தேகமில்லை.
உள்ளூர் முதல் உலகம் வரை பரபரப்பான ஹாட் செய்திகளை உடனுக்குடன் அறிய மாலைமுரசு யூடியூப் சேனலை காண இங்கே கிளிக் செய்யவும்.